Електронний документообіг : переваги та недоліки впровадження

Abstract

У статті розглянуто теоретичні основи впровадження електронного документообігу на підприємстві та визначено позитивні та негативні сторони його застосування. Визначено, що ефективність роботи підприємства можна збільшити двома шляхами: зменшити витрати або збільшити результат. Встановлено, що систем документообігу може бути стільки, скільки процесів охоплює підприємство. Було визначено, що великим підприємствам електронні документи допомагають знизити витрати, якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів в місяць, а малому та середньому бізнесу, якому важливо отримувати оплату за товари або послуги в день отримання документів, електронний документообіг дозволяє в рази прискорити виконання договорів. Дано характеристику деякому програмному забезпеченню електронного документообігу та конкретно вказано на його можливості та окремі вади. Зроблено висновок, що впровадження системи електронного документообігу зовсім не гарантує миттєве підвищення ефективності, а, в окремих випадках, може й нашкодити.

В статье рассмотрены теоретические основы внедрения электронного документооборота на предприятии и определены положительные и отрицательные стороны его применения. Определено, что эффективность работы предприятия можно увеличить двумя путями: уменьшить расходы или увеличить результат. Установлено, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Было определено, что крупным предприятиям электронные документы помогают снизить расходы, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, а малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату за товары или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить выполнение договоров. Дана характеристика некоторому программному обеспечению электронного документооборота и конкретно указано на его возможности и отдельные недостатки. Сделан вывод, что внедрение системы электронного документооборота вовсе не гарантирует мгновенное повышение эффективности, а в отдельных случаях может и навредить.