Organizational and accounting basis of electronic document management of enterprise

Abstract

On the basis of practical experience and processing of scientific sources, groups of problem issues that are encountered by management personnel during the implementation of an electronic document management system in an enterprise, in particular, problems of informativeness, personnel, as well as organizational, psychological, regulatory, financial problems were identified. The solution of some of them with the help of accounting tools is impossible, but we have identified a number of organizational and accounting measures to ensure effective organization of electronic document management. In order to improve the organization of electronic document management in the accounting system, a number of practical measures were outlined. It was proposed to make changes at the state level and at the enterprise level (establishing responsibilities for individuals or a special department for proper organization of electronic document management, the formation of internal regulatory documents, the development of a system of protection against unauthorized access to the database). На основі практичного досвіду та опрацювання наукових джерел групи проблемних питань, з якими стикаються управлінський персонал під час впровадження електронна система управління документами на підприємстві, зокрема, проблеми інформативності, персоналу, а також організаційні, психологічні, регуляторні, фінансові були виявлені проблеми. Рішення деяких з них за допомогою інструментів бухгалтерського обліку неможливо, але ми визначили ряд організаційних та облікових заходів для забезпечення ефективної організації електронного документообігу. З метою вдосконалення організації електронного документообігу в системі бухгалтерського обліку було окреслено ряд практичних заходів. Було запропоновано внести зміни на державному та на рівні підприємств (встановлення відповідальності перед фізичними особами або спеціальний відділ з належної організації електронного документообігу, формування внутрішніх нормативних документів, розробка системи захисту від несанкціонованого доступу до бази даних).